Thuis werken, belastingen en vergoedingen

Werknemers blijven massaal thuis om vanachter hun laptop of computer hun werk uit te voeren. Daardoor worden kosten gemaakt voor een thuiswerkplek, maar blijven kosten voor woon-werkverkeer uit. Hoe gaat de fiscus daarmee om?

Arbo en thuis werken
Als werkgever bent u verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek voor uw medewerkers, zowel binnen het bedrijf als thuis. Als uw medewerker regelmatig thuis werkt, moet u dus ook zorgen voor geschikte apparatuur en spullen. Maar als uw medewerker normaal niet thuis werkt en dat nu noodgedwongen wel moet doen? Er kan dan niet van u verwacht worden dat u voor die korte periode een desktop computer, een bureau en een ergonomische bureaustoel voor hem aanschaft. Dat hoeft ook niet. De verwachting is dat de Inspectie SZW in de coronaperiode soepeler met de arboregels voor thuis werken omgaat.

Werkplek inrichten
Maar als uw medewerker die normaal nooit thuis werkt dat nu wel moet doen en daarvoor geen faciliteiten heeft? Als u voor uw medewerker een thuiswerkplek inricht of zijn kosten daarvoor vergoedt, kan de fiscus dit beschouwen als belast loon in geld of loon in natura. U kunt daarvoor de vrije ruimte van 1,7% of 1,2% van de loonsom gebruiken. Maar het kan ook zijn dat besloten wordt om die kosten naast die vrije ruimte onbelast te laten.

Belastingvrije vergoeding
Bevalt het u wel dat uw personeel van huis uit hun werk doen? Als zij minstens één dag per week thuis werken, mag u hun eens in de vijf jaar een belastingvrije vergoeding geven van €1815,- om thuis een kantoor in te richten. Uw werknemer is wel vrij om te kiezen hoe hij met het geld zijn werkplek ergonomisch inricht.

Reiskostenvergoeding
Om te voorkomen dat een regelmatig reizende werknemer iedere maand declaraties voor de verreden kilometers moet inleveren, geeft u hem misschien een vaste reiskostenvergoeding per maand. Deze vaste reiskostenvergoeding kunt u in deze coronaperiode laten doorlopen ondanks dat uw werknemer nu niet reist. Maar gaat de Belastingdienst die vergoeding niet als loon beschouwen als die reiskosten niet worden gemaakt? Het is op dit moment een uitzonderlijke situatie waarin het verplicht is om zo veel mogelijk thuis te werken. Verwacht wordt dan ook dat de Belastingdienst goedkeurt dat thuiswerken geen impact heeft op het bedrag dat aan reiskosten mag worden vergoed.

Auto van de zaak
Heeft uw medewerker een auto van de zaak die hij ook privé gebruikt? Dan geldt voor die auto de forfaitaire bijtelling waarbij 22% van de catalogusprijs het uitgangspunt is. Maar bij excessief privégebruik kan dat forfait hoger worden. Is daar sprake van als de auto lange tijd niet of nauwelijks voor woon-werkverkeer of zakelijke ritten wordt gebruikt? Ook hier geldt weer dat dat niet aannemelijk is vanwege de uitzonderlijkheid van de situatie.

Het is onwaarschijnlijk dat de Belastingdienst haar processen zo gaat inrichten dat de andere werkelijkheid in deze coronatijd tot een correctie op de belastingen leidt.